Politique de confidentialité

Objectifs

S'assurer que :

  • EURÊKO! est en conformité avec les dispositions réglementaires et avec les exigences d’autoréglementation au sujet de la protection des renseignements personnels ;
  • Les obligations d’EURÊKO! à l’égard de la protection des renseignements personnels sont respectés de manière professionnelle, dans un environnement sécurisé et font l’objet d’un contrôle adéquat.

Politique

Personnes responsables :

  • Administrateur du registre des incidents et de la mise en place de la correction informatique : technicien comptable.
  • Responsable de l’application de la politique : madame Julie Bolduc, chargée de projets.

Nos 10 engagements

Il y a 10 principes que nous devons suivre, conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels.

1. Responsabilité : Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

2. Détermination des buts : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminés par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.

3. Consentement : Vous devez obtenir le consentement éclairé d’une personne pour recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels à son sujet excepté lorsqu’il serait inapproprié de le faire.

4. Limitation de la collecte : L’organisation ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. L’information doit être recueillie de façon honnête et licite.

5. Limitation de l’utilisation de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

6. Renseignements personnels : ils doivent être exacts, complets et à jour comme l’exigent les fins auxquelles ils ont été destinés.

7. Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité.

8. Transparence : Une organisation doit faire en sorte que les renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

9. Accès aux renseignements personnels : l’organisation doit informer toute personne qui en fait la demande, de l’existence des renseignements personnels la concernant, de l’usage qui en est fait, de leur communication à des tiers et lui permettre d’en prendre connaissance. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et s’ils diffèrent, y apporter les rectifications nécessaires.

10. Possibilité de porter plainte : toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Madame Julie Bolduc est directement responsable de la protection des renseignements personnels et recevra directement toutes les plaintes et demandes de renseignements.

Collecte et utilisation des renseignements

Nous recueillons uniquement les renseignements dont nous avons besoin pour réaliser les tâches que nous nous sommes engagés à accomplir.

Consentement

Pour toute demande d’aide financière pour des produits d’hygiène durables déposée directement à nos bureaux, un formulaire de consentement vous sera présenté pour signature et numérisé à votre dossier.

La personne fournissant toute information privée par courriel assume la responsabilité liée aux risques associés.

Malgré toutes les mesures mises en place afin de protéger les données personnelles, quand une personne fait part d’un renseignement personnel à EURÊKO!, elle dégage EURÊKO! de toute responsabilité professionnelle résultant de dommages, de défaillances, de pertes de données ou de pertes commerciales pouvant être causées, directement ou indirectement par le personnel d’EURÊKO!, ses fournisseurs ou les équipements et systèmes informatiques.

Conservation et destruction des renseignements personnels

EURÊKO! conservera les renseignements personnels pendant la durée où la personne demeurera active au sein de l’organisme ou conformément à la loi de la durée de conservation des documents. Une fois cette relation terminée, EURÊKO! supprimera les renseignements personnels, sauf s’il est légalement obligé de conserver les informations telles que le nom, les factures, etc., conformément aux normes fiscales. Certains renseignements personnels spécifiques, comme celles attribuables aux subventions pour les produits d’hygiène durables ainsi que les bandes riveraines sont conservées sous protection, à titre de référence ultérieure.

Adoptée par le conseil d’administration le 2 octobre 2023.